Pour répondre à cette question, voici la liste des informations dont vous devez disposer.

L’objectif  de cet article est de  vous permettre de réaliser un « check-list » sur les éléments dont vous devez impérativement disposez.

La maîtrise est un enjeu car le budget impression est composé à 70% de données variables liées aux volumes réalisés.

Pour rappel, une page couleur coûte 10 fois le prix d’une page NB.

Votre budget peut évoluer, même si les coûts de maintenance baissent régulièrement.

Une autre piste est à explorer, le « right-sizing ».

Nous constatons fréquemment que les matériels sont utilisés à moins de 30% de leurs capacités.

Parc

Localisation des matériels

Sur quelle entité juridique

Sur quel site

Dans quel bâtiment

Dans quel service/métiers

A quel étage/zone

Identité des matériels

Marque/modèle

Fournisseur

N° série, N° interne

Equipements ou options

Volumes pages/matériel

N° série, N° interne

En N&B et en couleur

En impression/copie/scan/fax

En A4/A3

En recto/recto-verso

Conditions contrats de maintenance par matériel

N° série, N° interne

Cout fixe

Engagement de volume

Cout N&B et en couleur

Cout A4/A3

Date début échéance

Conditions des contrats de financement/location par matériel

Fournisseur: nom du loueur et nom du refinanceur

N° de série ou N° interne du ou des matériel (s), N° de contrat

Date de début et date d’échéance

Loyer

Périodicité : mensuelle, trimestrielle, …

Montant de l’investissement : le loyer est calculé en partant de cette valeur

Conditions de résiliation : tacite reconduction, pénalités en cas de résiliation anticipée, conditions de sorties

Consommables achetés par matériel (hors contrat coût/page)

Fournisseur

N° de série ou N° interne du matériel

Date

Nature : toner NB, CYAN, MAGENTA, CYAN, kit de
maintenance

Coût

Achat matériel/logiciel (hors financement)

Fournisseur

N° de série ou N° interne du ou des matériel(s)

Date d’achat

Montant

Durée d’amortissement

Conditions des contrats de support logiciel