Pour répondre à cette question, voici la liste des informations dont vous devez disposer.
L’objectif de cet article est de vous permettre de réaliser un « check-list » sur les éléments dont vous devez impérativement disposez.
La maîtrise est un enjeu car le budget impression est composé à 70% de données variables liées aux volumes réalisés.
Pour rappel, une page couleur coûte 10 fois le prix d’une page NB.
Votre budget peut évoluer, même si les coûts de maintenance baissent régulièrement.
Une autre piste est à explorer, le « right-sizing ».
Nous constatons fréquemment que les matériels sont utilisés à moins de 30% de leurs capacités.
Parc
Localisation des matériels
Sur quelle entité juridique
Sur quel site
Dans quel bâtiment
Dans quel service/métiers
A quel étage/zone
Identité des matériels
Marque/modèle
Fournisseur
N° série, N° interne
Equipements ou options
Volumes pages/matériel
N° série, N° interne
En N&B et en couleur
En impression/copie/scan/fax
En A4/A3
En recto/recto-verso
Conditions contrats de maintenance par matériel
N° série, N° interne
Cout fixe
Engagement de volume
Cout N&B et en couleur
Cout A4/A3
Date début échéance
Conditions des contrats de financement/location par matériel
Fournisseur: nom du loueur et nom du refinanceur
N° de série ou N° interne du ou des matériel (s), N° de contrat
Date de début et date d’échéance
Loyer
Périodicité : mensuelle, trimestrielle, …
Montant de l’investissement : le loyer est calculé en partant de cette valeur
Conditions de résiliation : tacite reconduction, pénalités en cas de résiliation anticipée, conditions de sorties
Consommables achetés par matériel (hors contrat coût/page)
Fournisseur
N° de série ou N° interne du matériel
Date
Nature : toner NB, CYAN, MAGENTA, CYAN, kit de
maintenanceCoût
Achat matériel/logiciel (hors financement)
Fournisseur
N° de série ou N° interne du ou des matériel(s)
Date d’achat
Montant
Durée d’amortissement
Conditions des contrats de support logiciel
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